Perché inviare posta elettronica certificata?
In questo periodo di emergenza e di distanziamento, le soluzioni digitali, assieme allo smart working, consentono l’abbattimento delle distanze fisiche e, di conseguenza, permettono lo svolgimento di tali servizi in tutta sicurezza. Ecco che quindi l’utilizzo della PEC diventa uno strumento utilissimo. Ma vediamo di che cosa si tratta.
In Italia, gli albori della Posta Elettronica Certificata risalgono al 2003, quando il legislatore, con legge n. 3/2003, introduce il concetto di innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione (art. 27) fissando degli obiettivi tra cui “l’estensione dell’uso della posta elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati”.
È nel 2005, però, che la Posta Elettronica Certificata prende effettivamente forma, dapprima con il D.P.R. n. 68/2005, “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”.
Web mail PEC per garantire la corrispondenza
Dal punto di vista tecnico, la PEC è nata come sostituto della raccomandata postale con ricevuta di ritorno in quanto rispetto alla normale posta elettronica offre la garanzia legale in quanto certifica l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio.
Rispetto al suo corrispettivo cartaceo (la raccomandata), però, ha un vantaggio peculiare: permette scambi di informazioni istantanei, essendo un’operazione telematica.
Chiunque può richiedere una casella di posta certificata, in quanto i suoi numerosi vantaggi possono tornare utili in molti ambiti della vita di tutti i giorni. La normativa di riferimento (Legge 2/2009 e legge 221/2012) impone il suo uso ad alcune categorie, sia pubbliche sia private.
- Enti Pubblici. All’interno di questo insieme rientrano le Pubbliche Amministrazioni che, in quanto soggetti tenuti a comunicazioni di carattere pubblico e certificato, devono dotarsi di un indirizzo PEC. Si va da Comuni, Regioni e Province fino ad arrivare a Enti Istituzionali o a Società Pubbliche controllate o partecipate;
- Imprese soggette all’ iscrizione al Registro delle Imprese
- Lavoratori in proprio, indipendentemente dal fatto che i soggetti siano artigiani, Partite IVA o ditte individuali.
- Professionisti iscritti ad un albo professionale. L’obbligo è stato introdotto nella legislazione italiana dal 29 novembre 2009.
C’è da soggiungere che il Decreto Semplificazioni ha introdotto uno specifico regime sanzionatorio per imprese e professionisti non dotati di PEC. Il regime è attivo dal primo ottobre 2020. L’obiettivo, è avviare il domicilio digitale.
Il funzionamento della PEC in generale è equiparabile a quello delle classiche e-mail in quanto dopo aver attivato la propria casella ci si comporta come per la posta elettronica tradizionale disponibile su Internet.
La PEC, dopo la sua fase di invio al mittente, genera una serie di ricevute:
– di accettazione: attesta che il gestore del mittente ha preso in carico il messaggio e che esso è stato verificato come proveniente da una fonte certificata
– di consegna: attesta l’avvenuta consegna del messaggio al server del destinatario. La consegna attesta il giorno e l’orario esatto in cui il messaggio è stato recapitato nella casella del destinatario.
Dal momento della validazione della mail, essa viene successivamente presa in carico, imbustata, protetta, formata e consegnata al server del destinatario.
In caso di esito negativo per problemi durante l’invio il mittente riceve la corrispettiva ricevuta di mancata consegna.
Tali ricevute attestano ai terzi, la spedizione del messaggio di PEC e la sua consegna al destinatario. Non è opponibile ai terzi l’avvenuta lettura del messaggio, ma una ricevuta di consegna al destinatario è sufficiente.
Cioè se ricevo una raccomandata cartacea A/R e poi non la leggo potrei avere dei problemi. L’utilizzo del digitale aiuta anche nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro e dovrei dimostrare in giudizio che quello che ho ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione.
Il suo indiscutibile valore legale
Il valore legale della PEC è il principale vantaggio di questo strumento, assente nelle ordinarie caselle di posta elettronica. Se il destinatario di un messaggio di posta elettronica afferma di non aver ricevuto una email, non sarà possibile dimostrare il contrario. Una mail ordinaria non è contestabile a causa dell’impossibilità della notifica di ricezione della stessa.
Al contrario, nel caso di mail certificate, le notifiche possono essere utilizzate come prova legale dell’invio, della consegna e del contenuto di un messaggio, quindi sono un ottimo strumento per inviare comunicazioni telematiche a:
- Aziende;
- Pubblica amministrazione;
- Professionisti;
- Privati cittadini.
Inoltre, essa permette di sostituire la raccomandata ed il fax nei rapporti ufficiali.
In sintesi, cosa posso fare con la PEC?
- Inviare documenti a Enti Pubblici.
- Trasmettere documenti per gare di appalto.
- Inviare stipendi ai dipendenti.
- Convocazione assemblee e giunte.
- Disdire polizze e contratti di fornitura.
- Inoltro circolari e direttive ufficiali.
Messaggio inalterabile e incorruttibile
Altra caratteristica della PEC è l’impossibilità di modificare il contenuto di un messaggio. Questo garantisce l’inalterabilità e l’incorruttibilità dei messaggi inviati e ricevuti. Tale processo viene garantito perché al momento della spedizione, la PEC viene chiusa in una busta virtuale firmata dal gestore PEC in questione. L’intero messaggio originale inviato dal mittente ed i dati relativi alla certificazione della comunicazione si troveranno all’interno di questa busta firmata elettronicamente dal gestore per garantire che la busta non venga aperta prima di arrivare a destinazione .
Conservazione delle PEC
La PEC può avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro. Per questo la conservazione del flusso di dati e la traccia informatica delle operazioni svolte può essere davvero importante, nonché utile. Qualsiasi gestore PEC è tenuto alla conservazione, per un periodo di trenta mesi, dei log dei messaggi, che contengono tutto il flusso di eventi associati all’invio e alla ricezione dei messaggi nell’ambito del circuito PEC.
Questo al fine di renderli disponibili su richiesta al titolare della casella PEC.
Ci sono ovviamente obblighi non solo a carico dei gestori delle PEC, ma anche per i titolari della casella di posta elettronica certificata.
Ad esempio, l’art. 2220 del codice civile prevede per le Imprese, l’obbligo di conservazione delle PEC: tutte le PEC spedite e tutte le PEC ricevute devono essere conservate.
Invece per le PA questo stesso obbligo è sancito dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).
Istruzioni per attivare un indirizzo PEC
Attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è un’operazione semplice, che si può effettuare in pochi passi:
- Abbonarsi ad un servizio di PEC – Il primo passo da fare per creare una PEC sarà la scelta del gestore del servizio (a pagamento) di Posta Elettronica Certificata (Aruba Pec, Postecert, LiberoPec, Register, LegalMail di Infocert , per citarne alcuni)
- Inviare la documentazione necessaria per l’attivazione – In genere, per l’attivazione della PEC si richiede l’invio di un documento d’identità.
- Configurare l’account
La PEC può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati.
Inoltre per inviare una PEC non serve uscire di casa o dall’ufficio, si può mandare un messaggio di posta elettronica certificata con un PC o con i tradizionali dispositivi mobili.
Per concludere, ricordo che, presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, è stato istituito l’elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti denominato Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC).
L’accesso a tale elenco è libero e gratuito a tutti.