“La peggior nemica della comunicazione è la monotonia, perché chi si annoia non ascolta”
Purtroppo la monotonia domina spesso. Come incontrastata regina, nell’insegnamento e in molte attiviità aziendali d’informazione, formazione e aggiornamento.
Molti si difendono con queste affermazioni. “Il mio argomento non è tra i più interessanti”,” E’ proprio la materia a essere pesante”; in realtà QUASI non esistono argomenti o memorie noiose, ma solo relatori monotoni.
Nel comunicare con il pubblico, l’oratore deve inoltre fare molta attenzione alle parole e alle frasi che usa per evitare di minare la chiarezza delle idee, irritare il pubblico, susciatre impressioni negative, offendere, denotare insicurezza , perdere credibilità e generare incertezza.
Ecco alcuni suggerimenti sugli elementi da curare per migliorare lo stile espositivo. Queste le cose da fare:
• usare parole facile, perché a meno che l’uditorio non sia composto esclusivamente da persone erudite, hanno un’area di comprensione più vasta;
• articolare frasi brevi ( circa 20/30 parole),
• privilegiare la costruzione attiva a quella passiva. Meglio dire: Gli abbiamo fornito tutto il nostro appoggio” piuttosto che:” Gli è stato fornito tiutto il nostro appaggio”;
• preferire i verbi sostantivi. Tra queste due espressioni è preferibile la seconda.” Questi metodi hanno un’influenza positiva sul morale dei dipendenti”, “Questi metodi influenzano positivamente il morale dei dipendenti”;
• essere estremamente precisi nel citare notizie, fonti e dati. Il pressapochismo non aggiunge credibilità a ciò che si dice e fa perdere la fiducia dell’uditorio.
Queste, invece, le cose da non fare :
• mai porre domande indisponenti, come per esempio,” Avete capito? E’ Chiaro per tutti?”;
• vanno escluse le frasi dubitative, come: “ Se faremo così, forse otterremo buoni risultati”, perché se l’oratore vuole risultare convincente deve mostrarsi sicuro delle proprie argomentazioni; e vanno evitate anche le frasi negative. ”Non ci darete il vostro consenso?” va sostituita con: “ Possiamo contare sul vostro consenso?”;
• bisogna evitare tutto ciò che può risultare offensivo o urtare la sensibilità dell’uditorio. Espresioni come “ignorante e testone come un contadino, villano come un facchino; brutale come un camionista” non troveranno una gradita accoglienza.
• Non utilizzare scuse irritanti come “Non sono la persona più qualificata per parlare su questo tema”, né imperativi categorici ”Voi dovete”, né dichiarazioni che suonano false “ Voglio essere onesto e sincero con voi” e neppure appelli alla fiducia “ Credetemi, fidatevi”;
• Infine non pronunciate frasi che preavvisano la conclusione. Se non si sta realmente chiudendo, è meglio non dire “Per concludere “ ma “ Per riassumere”.
I segnali di conclusione sono soprattutto da escludere nelle esposizioni motivazionali/persuasive. In questo caso la conclusione deve essere breve e inaspettata, l’uditorio deve dirsi” Che peccato, ha già finito”.
Parlare in pubblico è un’attività che richiede precise cognizioni tecniche non basta sapere cosa dire, bisogna sapere come dirlo. L’errore di molte persone è quello di credere che basti affidarsi al prorio istinto e procedere a braccio senza una scaletta precisa, contando solo sulla genuinità e sulla immediatezza di quanto si dice.
Quanto tempo occorre per diventare un bravo oratore?
Parlare in pubblico è poca cosa se non si riesce a lasciare nell’animo di chi ascolta almeno un segno, un’emozione ma questo risultato può essere raggiungo soltanto con impegno e applicazione, quindi tempo.
Esattamente il contrario della richiesta che proviene normalmente sia dall’azienda si dal manager: imparare tutto e subito.
Altri suggerimenti:
• Dovete conoscere la composizione del pubblico che state per intrattenere, per definire in anticipo: l’abbigliamento, il tono da dare all’intervento (serio, formale, ironico), la durata dell’intervento, l’inizio del discorso.
• Preparate un progetto di esposizione o una sintesi di quello che volete comunicare. Dove è possibile usate sussidi audiovisivi: lucidi, diapositive ,filmati. Fate una prova del discorso che intendete pronunciare.
• Concentrate i concetti base nei primi minuti (la soglia di attenzione del pubblico cala dopo questo periodo di tempo).
• Controllate l’emotività: prima di iniziare a parlare respirare profondamente e dite la prima frase con tono deciso.
• Controllate la gestualità ma evitate di apparire rigidi. Assumete una posizione eretta, le posizioni curve comunicano instabilità e insicurezza.
• Variate frequentemente il tono della voce e inserite delle pause nel discorso per evidenziare i concetti più importanti.
• Guardate il pubblico tenendo lo sguardo su una persona il tempo necessario a far “passare” il concetto che esprimete.
• Raccontate storie e aneddoti piuttosto che barzellette (una barzelletta che non fa ridere è un colpo mortale alla credibilità di chi parla).
• Adeguate la mimica facciale alla situazione : evitate sorrisi forzati così come atteggiamenti di falso interesse.
• Ricordate che ogni affermazione è valida quanto più è credibile l’immagine di chi la pronuncia.il vostro sguardo, i vostri gesti, il vostro abbigliamento, in una parola il vostro aspetto sono la garanzia di quanto state dicendo.
Saper articolare un discorso in pubblico e riuscire a convincere il proprio uditorio, sostenere in modo appropriato un’intervista, svolgere una relazione ed esporre con chiarezza il proprio punto di vista sono capacità che possono pesare in modo decisivo sulla carriera.
Ma solo raramente sono frutto di una dote naturale. Rappresentano, invece, il risultato di un’attenta preparazione e di un esercizio sistematico che permettono di conoscere e capire le regole della comunicazione verbale e non verbale. Si affina così la capacità dii organizzare e finalizzare il discorso, di enfatizzare gli argomenti più importanti, di evitare cadute di interesse, di valutare le reazioni degli ascoltatori, di rispondere a tono.
• Si parla non solo con le parole, ma anche con il fisico, i gesti, la dizione, il volume della voce, le pause”.
Per riassumere
Qual è il principale errore che si commettono in tema di comunicazione?
Il primo ostacolo da superare è che imparare le tecniche per parlare in pubblico non significa perdere in spontaneità, essere fasulli: bisogna impararle e quindi personalizzate, perché più si è consapevoli di se stessi e maggiore è la spontaneità con cui parliamo in pubblico. Soltanto la conoscenza delle tecniche e l’allenamento consentono di comunicare in modo chiaro ed efficace ciò che si vuole. E questo obiettivo è particolarmente importante per il manager che deve saper rapportare la propria esposizione in pubblico alle esigenze di comunicazione e di immagine dell’organizzazione che rappresenta”.
Senza naturalmente prescindere dalla personalità di chi esprime il messaggio. Perché personalizzare un messaggio non significa certo venir meno alle indicazioni strategiche globali dell’azienda ma , più semplicemente puntare alla valorizzazione delle singole capacità espressive dell’oratore e all’individuazione del suo prorpio stile, che sarà determinato dalla sua cultura, dalla personalità, dall’esperienza e anche dalla sua collocazione nella gerarchia aziendale.